Ancora Gmail: i tre passaggi per attivare la risposta automatica
Sia che tu sia fuori ufficio oppure in vacanza, è buona prassi inserire una risposta automatica nella tua casella di posta elettronica.
Ma cosa significa esattamente? Significa che ogni volta che qualcuno ti scriverà una mail, partirà in automatico una mail di risposta che avviserà l’altra parte della tua assenza e solitamente anche la data del tuo rientro. Questa impostazione ti eviterà spiacevoli disguidi e fraintendimenti, informando chi ti scrive della motivazione per la quale non rispondi entro poco tempo, alle sue richieste.
E in questo articolo vedremo proprio come sfruttare al meglio questa funzione all’interno di Gmail.
Se non sei già loggato nella tua Gmail esegui l’accesso con mail e password; una volta all’interno della tua casella di posta elettronica clicca in alto a destra sulla famosa rotella a forma di ingranaggio, e clicca ancora su Visualizza tutte le impostazioni. Finora, i passaggi sono gli stessi, che abbiamo eseguito per impostare la firma! Ora, scorri la pagina delle impostazioni generali fino alla fine. L’ultima funzione riguarda proprio il risponditore automatico.
Quando vai a pianificare una risposta automatica devi avere chiare alcune informazioni:
- Quando attivarlo e quando disattivarlo
- L’oggetto e il testo di risposta
- A chi vuoi rispondere
Queste stesse informazioni, sono esattamente i 3 passaggi fondamentali per andare ad impostare la tua risposta automatica.
QUANDO? La pianificazione del tempo, è fondamentale! La notifica della tua assenza dall’ufficio può essere pianificata in Gmail, scegliendo il primo e l’eventuale ultimo giorno di assenza; per farlo ti basterà cliccare sul calendario affianco a “Primo giorno” e scegliere la data in cui intendi assentarti dall’ufficio e se conosci già la data del tuo rientro potrai selezionare “Ultimo giorno”. In questo modo il risponditore automatico si attiverà e si disattiverà automaticamente a seconda delle date da te prescelte.
L’OGGETTO E IL TESTO DI RISPOSTA. Quando inserisci l’oggetto e il testo nella risposta automatica cerca di essere il più sintetico ma esaustivo possibile; scrivi il periodo della tua assenza e soprattutto la data del tuo rientro in ufficio e un eventuale contatto sia mail che telefonico di un tuo collega, che ti sostituisce in quel periodo.
A CHI VUOI RISPONDERE? Gmail ti mette a disposizione una funzione che permette di impostare che la risposta automatica venga inviata solamente ai tuoi contatti, ti basterà selezionare “Rispondi solo a persone incluse nei miei contatti”; se qualcuno di al dì fuori della tua lista contatti ti scriverà, non riceverà alcuna risposta automatica.
Come sempre l’ultimo clic da eseguire, per applicare la risposta automatica sarà sul bottone “Salva modifiche”.
In pochissimi secondi tutte le modifiche verranno applicate e sarai indirizzato nella pagina principale di Gmail, nella casella posta in arrivo, e noterai che nella parte alta della finestra appare una notifica su sfondo giallo. Questa notifica ti avvisa che ad oggi è impostata la risposta automatica. Considerala un promemoria!
Grazie a questa notifica, avrai una scorciatoia nel caso in cui tu desideri:
- disattivare in anticipo la risposta automatica. Sarà sufficiente cliccare su “Termina adesso”.
- cambiare le impostazioni della risposta automatica, cliccando su “Impostazioni risposta automatica”.
Verifichiamo le nostre impostazioni: ho inviato una mail all’indirizzo di posta corsi.jesolopc@gmail.com nella quale avevo impostato il risponditore automatico e come previsto, mi è arrivata la risposta che vedete nell’immagine sotto.
Grazie alla risposta automatica, chi ti vuole contattare saprà che sei fuori ufficio, evitando così spiacevoli malintesi.
Gmail ci svela un mondo di opportunità!
La firma e il risponditore automatico sono solamente due delle innumerevoli funzioni applicabili alla tua casella di posta elettronica di Gmail.
Dobbiamo abituarci a cercare tutte quelle opportunità messe a disposizione per noi utenti, che ci facilitano la vita! Senza avere timore di sbagliare!
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