È difficile usare Excel. Ne sei proprio sicuro?

Questo programma per fare calcoli e gestire archivi spaventa molti, ma è importante saperlo usare per motivi lavorativi. Ecco una guida introduttiva…

Excel ti spaventa solo a sentirne pronunciare il nome? Non temere, è una sensazione comune a molte persone. Il programma incluso nel pacchetto Microsoft Office sembra sempre molto ostico, almeno all’inizio. Tuttavia, per molti lavori è importantissimo saperlo usare. I più giovani hanno imparato a usarlo a scuola e sono più abili. Chi, invece, è più avanti con l’età ha dovuto aggiornarsi “in corsa” da autodidatta o in ufficio. Usare Excel è fondamentale, soprattutto per chi magari ha perso il lavoro e vuole trovarne uno nuovo. Per non farsi intimorire dal programma, basta imparare a usarlo gradualmente. In questo articolo ti spiegherò le principali caratteristiche e alcune curiosità di Excel per iniziare questo percorso.

La parte più importante di Excel è la barra della formula: ti dice sempre cosa hai fatto all’interno di una cella

Excel è un programma che serve a fare calcoli di qualsiasi ordine e grado, a gestire archivi ed elenchi (detti anche database) e a creare dei grafici. Per questo, per chi lavora nel settore amministrativo e contabile è essenziale conoscerlo e saperlo utilizzare. Dopo l’avvio, sulla schermata ti comparirà un’area di lavoro suddivisa sostanzialmente in tre parti: in alto c’è la pulsantiera con tutte le funzioni messe a disposizione dal programma; appena sotto trovi una barra bianca chiamata barra della formula dove, come vedremo più sotto, Excel ti dirà sempre la verità su determinate situazioni; infine, la parte più vasta della schermata è occupata dal foglio elettronico, la zona in cui andrai concretamente a lavorare.

La cella selezionata per l’inserimento di un testo o di un dato si chiama “cella attiva”

Restiamo sul foglio elettronico. Le numerosissime caselle che vedi si chiamano celle e sono formate dall’incrocio tra le colonne (verticali) e le righe (orizzontali). Le prime sono identificate dalle lettere, mentre le seconde dai numeri. Il foglio elettronico è spaziosissimo: spostandoti verso destro dalla cella A1 puoi arrivare alla colonna XFD (premi contemporaneamente CTRL e la freccia della tastiera →), se vai verso il basso alla numero 1048576 (CTRL e ↓). Ma semmai dovessi avere bisogno di un’altra area di lavoro per tenere in ordine le informazioni e i dati, in basso trovi altri fogli di calcolo “puliti” da utilizzare. Ai fogli 1, 2 e 3 puoi aggiungerne molti altri. Quando selezioni una cella facendo clic con il mouse, questa viene evidenziata da un bordo nero e viene definita cella attiva.

Quando non sai su che cella stai inserendo un testo o un dato guarda la casella in alto, a sinistra

Se non capisci su che cella sei posizionato, puoi guardare in alto, a sinistra, accanto alla barra della formula: qui vedrai sempre quali sono le coordinate della cella attiva scritte in stile “battaglia navale” (ad esempio B7 o L10). La casella che fornice le coordinate può essere utilizzata anche per raggiungere una specifica cella senza muoversi con le barre di scorrimento della pagina. Come? Semplicemente digitando lettere e numero della cella desiderata. Per farlo, è importante digitare sempre prima le lettere (non importa se in maiuscolo o in minuscolo) e poi il numero; se si invertono, la ricerca non funzionerà. Le azioni alternative per spostarti sull’area di lavoro sono le frecce direzionali della tastiera oppure cliccare direttamente sulla posizione in cui lavorare. Se scrivi qualcosa nella cella, la pulsantiera in alto si disattiverà diventando grigia finché non avrai terminato l’operazione. Per fare capire ad Excel che hai finito, dovrai premere sempre “Invio” alla fine di ogni attività.

In caso di testo troppo lungo, basta allargare le colonne interessate dal problema con il cursore

E se il testo è scritto nella cella è troppo lungo? Nessun problema. Tutto quello che scrivi nella cella attiva non andrà mai a invadere la cella a destra. Per avere la prova, puoi guardare la barra della formula che, come anticipavamo, dice sempre la verità: qui troverai tutto il contenuto della cella attiva. Il problema, dunque, è solo di visualizzazione delle informazioni. Come risolverlo? Semplice: con il mouse posiziona il cursore sulla linea verticale tra le lettere delle due colonne interessate dal problema e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascina verso destra la linea per allargare quella in cui ha scritto il testo. Se invece in quella colonna hai inserito un elenco di informazioni di lunghezza variabile, basta fare un doppio clic con il tasto sinistro del mouse: Excel analizzerà tutte le informazioni e calcolerà la lunghezza ideale per non farti avere spazi bianchi inutili.

Queste sono solo alcune indicazioni di base per cominciare a esplorare il programma. Come scritto all’inizio, occorre fare piccoli passi per poi passare alle cose più complicate. In Excel, ad esempio, si possono usare formule matematiche molto utili per eseguire calcoli complessi. Per utilizzarle in maniera corretta, tuttavia, è necessario un livello di conoscenza un po’ più approfondito. Se ora sei meno spaventato e vuoi fare progressi rapidamente, le lezioni online di ABC PC sono pensate apposta per le persone che stanno muovendo i primi passi con Excel. Per iniziare subito il tuo percorso formativo, contattami!