Perché la digitalizzazione dei documenti può migliorare la tua azienda

Gli ultimi mesi hanno dimostrato che lavorare con documenti cartacei in smart working è difficile. Scegli un software di gestione e rendili digitali

L’emergenza Covid-19 e lo smart working hanno fatto venire a galla un altro problema nelle piccole e medie imprese di Jesolo e dintorni: la carta! Già, molte attività sono ancora fortemente legate ai documenti cartacei, pile su pile di fogli stampati ogni giorno. Il fatto di dover fare lavorare da casa gli impiegati ha reso molto,ma molto complicata la gestione delle pratiche burocratiche. Lo hai sperimentato anche tu nella tua azienda? Tranquillo, in questo articolo ragionerò sul problema e ti spiegherò quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei documenti.

Faldoni di documenti cartacei portati all’esterno dell’azienda: che rischio per la privacy!

Durante il lockdown della scorsa primavera, quando tutti siamo stati colti un po’ alla sprovvista dal blocco totale, la consultazione della documentazione da remoto ha messo in difficoltà moltissime imprese. Le scene più frequenti dei primi giorni vedevano dipendenti uscire dagli uffici con faldoni di fogli in braccio. Un’operazione rischiosissima: nel trasferimento verso la propria abitazione i documenti con i dati sensibili di clienti e/o di fornitori sarebbero potuti andare persi. Questo materiale non dovrebbe mai uscire dalla sede per rispettare la normativa sulla privacy, il Gdpr! Ma la questione “carta” è più ampia e riguarda anche l’efficienza dei propri dipendenti in smart working: se l’impiegata Carla si è portata a casa le fatture cartacee dell’azienda Rossi per registrarle, la collega Paola non potrà consultare quelle fatture per emettere l’F24 per l’IVA.

Documenti digitali significa risparmio di tempo e maggiore produttività dei propri dipendenti

Sono solo alcuni dei tanti problemi che, forse, anche la tua azienda ha avuto con il lavoro da remoto se si affida ancora alle care, vecchie stampe. La soluzione è la digitalizzazione, cioè la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore di file in tutti i settori: dai rapporti con i clienti alle risorse umane, dagli ordini fino alla logistica e via dicendo. Questo passaggio genera indubbi vantaggi per lo smart working perché i documenti potranno essere lavorati, condivisi e inviati con maggiore facilità.

Tuttavia, va visto soprattutto come un investimento a lungo termine: una volta tornati in sede, i tuoi dipendenti non saranno più costretti a fare lunghe ricerche nei faldoni e il tempo risparmiato permetterà loro di concentrarsi sul lavoro, aumentando efficienza e produttività. Questo trasmetterà una sensazione di affidabilità ai tuoi clienti che, di conseguenza, continueranno a scegliere i tuoi servizi. Infine, non vanno dimenticati la riduzione delle spese e i benefici per l’ambiente derivanti dal drastico taglio della carta.

Affidarsi a un software per la gestione dei documenti digitali significa lavorare da ogni luogo e fare ricerche mirate negli archivi

Come avviare, quindi, questo cambiamento radicale dell’organizzazione del lavoro? Il primo step per la digitalizzazione è affidarsi a un DMS (Document Management System), un software con strumenti che permettono di spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e cartaceo. Qualsiasi contenuto (file di testo, tabelle, immagini, video, file audio) potrà essere indicizzato secondo determinati algoritmi. In questo modo: si avrà sempre traccia dei documenti, dalla loro creazione alla loro distruzione; li si potrà consultare da ogni computer connesso alla rete aziendale; si potranno fare ricerche mirate digitando il nome del cliente o del progetto in questione; si potrà garantire la privacy dei documenti più delicati, consentendo l’accesso solo a certi dipendenti.

La digitalizzazione non è una soluzione per l’emergenza, ma un passo per aumentare l’efficienza dell’azienda

In conclusione, il passaggio dalla documentazione cartacea a quella digitale non deve essere vista solo come una soluzione per cavarsela nelle situazioni di emergenza come la pandemia di Covid-19. Va inquadrato come un miglioramento in grado di far fare un salto di qualità alla tua azienda sul lungo periodo. Alcune realtà non hanno mai preso in considerazione questa possibilità, altre ci hanno provato ma sono ancora a metà del loro cammino. Proprio perché esistono situazioni diversissime tra loro, per studiare il giusto processo di digitalizzazione occorre partire da una valutazione del contesto specifico. Se vuoi abbandonare la carta e aumentare le performance nella tua azienda, contattami e insieme capiremo quale potrebbe essere il tuo percorso ideale!