Associazioni, come inviare mail rispettando la privacy dei destinatari

Se invii mail a molti contatti, devi rendere invisibili gli indirizzi. Altrimenti rischi multe. Per farlo devi scriverli nel campo “CCN” anziché in “A”

Fai parte della dirigenza di una piccola associazione che spedisce informazioni ai proprio associati via email? Se sì, allora questo articolo potrebbe esserti utile per gestire queste comunicazioni in maniera rispettosa della privacy. Molte piccole organizzazioni sparse sul territorio di Jesolo e di tutto il Veneto Orientale ignorano ancora alcune norme fondamentali per assicurare al proprio pubblico di riferimento una corretta protezione dei dati personali, che sia rispettosa delle leggi in materia. Sto parlando di tutte quei dati che vengono rilasciati al momento dell’iscrizione a una realtà associativi e successivamente. Tra questi, è incluso anche l’indirizzo email, informazione che spesso viene erroneamente lasciata visibile a tutti i destinatari quando si inviano email collettive. Nelle prossime righe approfondirò l’argomento e ti spiegherò come risolvere la questione se stai cercando la soluzione.

Gli indirizzi email dei destinatari vanno nascosti perché si rischiano multe di migliaia di euro per la mancata protezione dei dati personali

Con “dato personale” il GDPR (il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea al quale si rifà anche la legge italiana) definisce “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (‘interessato’); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”. Parliamo quindi di dettagli semplici come nome, cognome e indirizzo di residenza, ma anche dati sanitari, codici bancari e tutto quello che può portare una persona esterna a un’organizzazione, che quindi non avrebbe diritto di leggere quei dati, a identificarti.
L’indirizzo email rientra in questa categoria di dati sensibili e come tale va protetto. Se ricevi un’email in cui, oltre al tuo, puoi vedere tutti gli altri indirizzi degli altri destinatari, potresti prendere quegli indirizzi e farne quello che vuoi. Il problema è che loro non ti hanno mai comunicato personalmente quell’indirizzo, né tantomeno autorizzato a usarlo. Pensa ora se quegli indirizzi finissero nelle mani di un abile truffatore: potrebbe riuscire a contattare qualcuno di questi destinatari e convincerlo a fare qualcosa per ottenere dei soldi, raggirandolo. Se si verifica un episodio del genere, anche l’associazione corre dei rischi: qualora le autorità competenti accertassero il mancato rispetto del GDPR, possono scattare multe di qualche migliaio di euro. Una cifra che, per una piccola organizzazione, può rivelarsi impegnativa da sborsare.

Per non avere problemi, scrivi sempre gli indirizzi nel campo CCN. Lo puoi attivare con un semplice clic su qualsiasi servizio email

Per non creare problemi ai tuoi associati, la soluzione è semplicissima. Quando invii un’email, sei abituato a inserire l’indirizzo del o dei destinatari nel campo vuoto preceduto da “A”. Tuttavia, nei casi in cui si desiderano spedire delle newsletter, ovvero email a cadenza regolare a un lungo elenco di lettori, non si dovrebbe mai utilizzare questo campo, perché è proprio in questo modo che si lasciano in evidenza gli indirizzi di tutti i destinatari. In poche parole, è l’origine del tuo problema. Per evitarlo, devi invece usare il campo CCN, acronimo di Copia Conoscenza Nascosta (o Copia Carbone Nascosta). Incollando qui la tua lista di contatti (oppure scrivendoli uno ad uno separati da una virgola), ogni singolo destinatario vedrà esclusivamente il suo indirizzo anche se quel messaggio è stato spedito a centinaia o migliaia di utenti. Il campo CCN è disponibile su tutti i servizi di posta elettronica. Su Gmail, ad esempio, puoi farlo comparire dopo aver aperto la finestra per scrivere un nuovo messaggio, cliccando sulla voce “Ccn” (posizionata sul in alto, a destra). Anche negli altri servizi di posta elettronica dovrai cercare la stessa voce e cliccarla per attivare il campo (su Outlook si trova nel menu in alto, in altri casi è un po’ più nascosta).

Oltre alle email, per evitare problemi con il GDPR bisogna proteggere l’accesso ai pc con le password e installare antivirus e firewall efficaci

Ma cosa dice il GDPR? In pochissime parole, stabilisce che le persone che gestiscono i dati degli iscritti a un’associazione devono adottare tutte le misure necessarie per assicurare la privacy di quelle informazioni delicate. Lo stesso, ovviamente, vale anche per le aziende, per i liberi professionisti e per tutti coloro che hanno a che fare con clienti. Siccome i dati circolano sempre più sui computer e attraverso internet, l’invio delle email è solo uno dei numerosi punti deboli che possono emergere. Molto più banalmente, una violazione potrebbe nascere dalla mancanza di una password che protegge l’accesso a un pc: se tutti possono avviarlo e consultare le informazioni che vi sono conservate, la frittata è fatta. La password, inoltre, andrebbe modificata regolarmente. Tra le altre precauzioni da prendere per garantire la tutela dei dati personali, ci sono anche l’adozione e l’aggiornamento degli antivirus e dei firewall per i computer e la separazione della rete Wi-Fi usata per lavoro da quella riservata agli ospiti. Un altro fronte a rischio è quello del sito web dell’associazione, dove dovrebbe comparire sempre un’informativa privacy che specifichi come vengono utilizzati i dati di navigazione degli utenti che lo consultano.

Se non sai come mettere in regola la tua associazione in materia di privacy e GDPR, JesoloPc può fornirti l’assistenza necessaria. Se invece, oltre all’invio delle email, hai altri dubbi sul mondo dell’informatica e desideri accrescere le tue conoscenze di base per lavorare meglio con il computer, potresti essere interessato ai corsi di ABC, lezioni online pensate appositamente per i principianti. Compila il form qui sotto con i tuoi dati e gli argomenti che sei interessato ad approfondire. Ti ricontatterò in tempi brevissimi!