È difficile ricavare un Pdf da un file Word. Ne sei proprio sicuro?

Molte persone a Jesolo non riescono a trasformare i file Word. Ma l’operazione è molto semplice: basta cliccare su “Salva con nome” e scegliere “Pdf”

Doc, xls, ppt… Sono solo alcune delle sigle in cui ci si imbatte quando si lavora al computer. A essere precisi, si tratta di estensioni e indicano il formato del documento che stiamo visualizzando sullo schermo. Di queste sigle ne esistono tantissime, ma ce n’è una che manda in crisi gli utenti informatici meno esperti con maggiore frequenza: Pdf. È il formato nel quale sono richiesti quasi sempre i documenti di una certa importanza, ad esempio quelli da inviare agli uffici pubblici. Tra questi ci sono le scansioni digitali dei documenti d’identità. Ma potrebbe trattarsi molto più semplicemente di un testo composto con World, magari una lettera, da trasformare in Pdf per essere inviata via email. Ecco, quest’ultimo è un passaggio in cui molte persone, poco autonome a livello informatico, vanno in crisi. È il tuo caso? In realtà, è un’operazione molto semplice e veloce che non richiede programmi aggiuntivi rispetto a quelli che già sono presenti sul tuo dispositivo. In questo articolo ti spiegherò come si effettua.

Per visualizzare e leggere un Pdf puoi usare il programma ufficiale Adobe Reader o un browser web come Google Chrome

Innanzitutto, cosa si intende con Pdf? Si tratta dell’acronimo di Portable Document Format, vale a dire “documento in formato portabile”. È stato inventato negli anni Novanta dalla società Adobe per permettere agli utenti di presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall’hardware o dal sistema operativo utilizzati. Se oggi infatti diamo quasi sempre per scontato di poter interagire a livello informatico con qualunque dispositivo, all’epoca non era così semplice far comunicare “macchine” diverse. Non era cioè scontato che un file prodotto da un computer venisse “letto” da un altro pc. Con il Pdf (e molte altre invenzioni successive), il problema è stato risolto.
Oggi è uno dei formati più utilizzati del mondo per scambiarsi documenti composti da testo e/o foto di qualunque risoluzione. Sono in Pdf praticamente tutti i documenti che scarichiamo dai siti delle istituzioni, come moduli e bollettini. Inoltre, è diventato sinonimo di sicurezza: un Pdf non è modificabile così come un file Word, a meno che non siano installati sul proprio Pc programmi specifici (ad esempio quello a pagamento della stessa Adobe: Acrobat Pro) e si abbia l’autorizzazione a farlo (i file possono essere protetti da password dall’autore). E sempre a proposito di sicurezza, può essere anche crittografato (in poche parole, protetto da un codice segreto che rende illeggibile il contenuto) e persino firmato digitalmente con Acrobat Reader, il programma base di Adobe necessario per visualizzare correttamente sul proprio computer i documenti in Pdf. In alternativa, si possono visualizzare anche attraverso un browser web come Google Chrome

Per ottenere il Pdf di un file Word, Excel o PowerPoint, basta aprire il documento, cliccare su “Salva con nome” e selezionare “Pdf”

Leggere un file in Pdf, come avrai intuito, non è una missione poi così complicata. Ma cosa devi fare se un collega di lavoro, il medico di base o un amico ti chiedono di trasformare in Pdf un file in Word, Excel o PowerPoint? La soluzione ce l’hai sotto il naso e soprattutto non occorrono nuovi programmi a pagamento. In seguito alla sua ampia diffusione, Adobe ha concesso a diversi programmi non di proprietà dell’azienda la possibilità di creare Pdf. Questo perché il Portable Document Format fa parte dei cosiddetti formati aperti: chiunque può creare applicazioni che leggono e scrivono file Pdf senza pagare i diritti ad Adobe. Ecco che allora programmi di uso comune hanno introdotto la funzionalità. Tra questi, c’è il terzetto che tutti conosciamo: Microsoft Word, Excel e PowerPoint (a partire dalla versione 2007 del pacchetto Office).
Come si fa? Il procedimento è molto semplice e veloce ed è uguale per tutti e tre i programmi:

• apri il tuo file originale;
• clicca sul simbolo di Microsoft nell’angolo in alto, a sinistra, per aprire il menu;
• seleziona “Salva con nome” e poi “PDF o XPS”;
• se necessario, seleziona la cartella in cui vuoi salvarlo, modifica il nome del file e poi clicca su “Pubblica”.

Con questo procedimento non perderai il tuo file originale, ma creerai una nuova copia dello stesso in Pdf

A questo punto il tuo Pdf è creato ed è pronto per essere stampato o spedito via email a chi te lo ha richiesto. Ricorda: non si tratta di una conversione, ma della creazione di una seconda copia nel nuovo formato. In caso di errori o imprecisioni all’interno del documento in Pdf, non potrai modificarlo a meno che tu non disponga, come scritto in precenza, dei programmi necessari. Tuttavia, potrai andare a correggere quello che non va riaprendo il file di partenza, fare le tue modifiche e ripetere il procedimento di creazione del Pdf. È possibile generare un Pdf usando anche OpenOffice, un pacchetto di programmi molto simile a quello offerto da Microsoft.

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