“È complicato inviare un allegato con l’email”. Ne sei proprio sicuro?

Molti non sanno che i file allegati non devono superare i 25 MB di peso complessivo. Per evitare il problema, usa un programma di compressione o WeTransfer

Nelle nostre comunicazioni quotidiane le email sono ormai diventate fondamentali. Non solo le usiamo per motivi di lavoro, specie chi ha un impiego in ufficio o è un libero professionista, ma anche per ragioni personali: inviare referti e risultati delle analisi al medico di base o all’ospedale, spedire un documento a un ufficio pubblico, dialogare con la scuola dei figli e molto altro ancora. D’altronde è un modo rapido, utilizzabile su Pc e smartphone e soprattutto a costo zero per inoltrare informazioni, magari evitando di recarsi fisicamente in luogo solo per consegnare delle carte. Non sempre, però, fila tutto liscio al momento dell’invio. Chi è meno autonomo a livello informatico e ha meno familiarità con lo strumento spesso va in difficoltà. In particolare con l’allegato, il file che è possibile spedire insieme al testo dell’email. In questo articolo vedremo proprio quali sono gli ostacoli più comuni di questa operazione e come evitarli.

La somma di tutti i file allegati all’email non può superare i 25 megabyte. Se la supera, l’email non parte

Un dettaglio che molti ancora non sanno è che l’allegato non deve superare un peso massimo. È il caso di uno dei miei clienti che recentemente si è presentato in negozio dicendomi che non riusciva a inviare un’email da smartphone perché la sua connessione internet non funzionava. Ma, osservandolo ripetere l’operazione, non ci è voluto molto a capire che il problema non era la connessione, ma le dimensioni del documento che voleva spedire. Questo, infatti, pesava più di 25 megabyte (MB), cifra massima complessiva supportata dai sistemi di posta elettronica più utilizzati come Gmail e Libero. Quindi, che tu abbia un solo file oppure cinque, la somma totale dei loro pesi non deve oltrepassare questo limite (puoi verificare il peso facendo clic destro con il mouse sull’icona del file, poi su “Proprietà” e trovare il dato delle dimensioni). È un po’ come in Posta, dove non è possibile spedire pacchi che pesino più di 20 chilogrammi. Altri clienti, invece, si ritrovano spaesati quando non riescono ad allegare una cartella, cosa non possibile, per cercare di spedire più file insieme.

Per alleggerire un file troppo pesante, come un Pdf, puoi usare un software per la compressione come 7-Zip

Fortunatamente, esistono delle soluzioni semplici e gratuite per aggirare questi problemi. Una di queste consiste nell’alleggerimento, o meglio, nella compressione del file. Esistono programmi gratuiti, scaricabili online, che permettono di ridurre le dimensioni di documenti Pdf, immagini e video, sia per computer Windows e macOS (come 7-Zip o ShrinkIt), sia per smartphone e tablet (in questo caso sono app come Unzip). Questi software funzionano tutti in modo molto simile e abbastanza intuitivo. Una volta effettuato l’accesso, basterà importare il file da comprimere e avviare il processo. Il programma salverà poi il nuovo file più leggero nella posizione scelta in precedenza. Con lo stesso procedimento potrai convertire in un unico file compresso anche una cartella che così sarà inviabile come allegato via email.

Se non vuoi scaricare un programma, puoi usare WeTransfer e spedire file fino a 2 gigabyte per invio

Una via alternativa per inviare documenti pesanti sfruttando il proprio indirizzo email è WeTransfer. Si tratta di un software online, ovvero che non richiede il download di un programma sul proprio dispositivo, e gratuito. Per utilizzarlo basta usare un qualsiasi browser e collegarsi al sito wetransfer.com. Dopo aver accettato i termini di servizio e acconsentito alla gestione dei cookie, potrai aggiungere il file (cliccando sulla +) o la cartella (cliccando su “o seleziona una cartella”) che devi spedire. In questo caso, il limite massimo di peso è di ben 2 gigabyte (GB). Dopodiché dovrai digitare il tuo indirizzo email, quello del destinatario del documento e, se vuoi, un messaggio di accompagnamento. Infine, premendo “Trasferisci” partirà l’invio, la cui velocità dipenderà dalla tua connessione internet. Come avrai intuito, non sarà più necessario preparare una nuova email, perché è un sistema che la sostituisce. Al tuo indirizzo email riceverai solo un messaggio di conferma a spedizione effettuata e quando il destinatario scaricherà l’allegato.

Non tutti i tipi di file sono allegabili a una email: i file con estensione .exe sono tra questi

Oltre al problema del peso, il più comune in assoluto per le persone alle prime armi con l’email, c’è anche quello relativo alle tipologie di file allegabili. Alcune, infatti, non si possono proprio inviare. Tra questi, ci sono i file con estensione .exe, una famiglia di documenti che contengono al loro interno una serie di dati con lo scopo di eseguire un codice per l’esecuzione di un software. Di solito si ha a che fare con questi file quando si scarica da internet un programma nuovo da installare sul proprio computer. Grazie a questi consigli, riuscirai a inviare le prossime email senza difficoltà e soprattutto in autonomia. O almeno lo spero! Non sempre, infatti, è possibile trovare qualcuno disponibile a darci una mano con le faccende informatiche. Ma se l’email è urgente e va inviata subito, non si può cercare assistenza all’infinito. Per questo è importante imparare a fare le cose più elementari da soli! I corsi online ABC PC sono studiati proprio per trasmettere queste conoscenze ai principianti. Se anche tu vuoi diventare autonomo davanti al computer, contattami compilando il form qui sotto.